Cómo es la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica tiene un largo recorrido en Colombia. Ya en 1995 el gobierno le otorgó la misma validez que a la factura en papel, siendo de los primeros países de Latinoamérica en hacerlo. Tras varias iniciativas, 2015 marca una fecha clave en su desarrollo en el país, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ponía en marcha el Sistema de Facturación electrónica – SFE. Desde su inicio, el nuevo sistema de facturación electrónica de Colombia ha realizado constantes mejoras e incorporando nuevos documentos tributarios a su esquema declarativo electrónico. Para lograr la adopción de la factura electrónica, así como de los nuevos documentos tributarios la DIAN ha ido estableciendo distintos cronogramas de masificación obligatoria de manera escalonada para los contribuyentes.

Es por todo ello, que la factura electrónica en Colombia está en constante evolución y es el principal impulsor de la transformación digital del sistema tributario del país. Analizamos el funcionamiento de la factura electrónica y las principales novedades del sistema tributario electrónico colombiano.

Sistema de Facturación Electrónica – SFE

El Sistema de Facturación Electrónica de Colombia sigue un modelo de validación previa. Las facturas electrónicas, así como el resto de los documentos tributarios electrónicos deben ser declarados previamente a la DIAN para su validación. Una vez validados por la DIAN, estos son enviados por el emisor al cliente.

El Sistema de Facturación Electrónica de Colombia contempla:

• Factura electrónica de venta.
• Reporte para validación de facturas de talonario o de papel expedidas por inconvenientes de tipo tecnológico del facturador.
• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado.
• Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes.

Facturas electrónicas de venta

De todos los documentos tributarios que componen el sistema de facturación electrónica, es la facturación electrónica de venta la más extendida la encontrarse en las fases finales de su masificación. Actualmente la factura electrónica de venta es obligatoria para los siguientes contribuyentes:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
  • Con más de un establecimiento de comercio.
  • Explotación de intangibles.
  • Usuarios aduaneros.
• Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.

Dentro de la factura electrónica de venta, se incluyen las facturas electrónicas de crédito, de débito y facturas de exportación.

Novedades Resolución 558

El pasado mes de marzo, el Ministerio de Salud y Protección Social emitió una nueva prórroga mediante la Resolución 558 del 27 de marzo de 2024 para el proyecto de implementación de la plataforma de recepción y validación del conjunto de información de la FEV en Salud y el RIPS (Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud). 

Esta plataforma, a cargo del Ministerio, permite el flujo unificado de información y su validación con disponibilidad de procesamiento los 7 días de la semana, las 24 horas del día, emitiendo el Código Único de Validación (CUV) del RIPS y su FEV en salud, requisito de radicación ante las ERP y demás pagadores.

La prórroga se extiende hasta el 1 de octubre de 2024 e implica la actualización de actividades y el cronograma del proyecto.

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Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica han sido recientemente introducidos en el Sistema de Facturación Electrónica. El uso de las nóminas electrónicas es obligatorio para las personas que requieran este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta. Todas aquellas empresas sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal deben emitir obligatoriamente nóminas electrónicas. 

El proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.

Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de los sueldos.

Flujo de emisión de nóminas electrónicas

A partir de la información obtenida del BPO o software de nómina, la solución de Global Compliance de EDICOM genera las nóminas electrónicas y las transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, siguiendo los requisitos legales y técnicos especificados. La DIAN genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación con el valor «Documento validado por la DIAN».

Con la validación obtenida, la plataforma de EDICOM integra el mensaje de la DIAN en el BPO de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados. Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad. Este flujo de emisión es equivalente en el caso de las notas de ajuste.

¿Cómo se debe declarar el doumento de nómina electrónica en Colombia?

Conforme el artículo 3 de la resolución 000013 de 2021, el documento de soporte de la nómina electrónica debe ser generado mensualmente, independientemente de que la empresa o el sujeto en cuestión realice pagos en periodos diferentes o inferiores a los pagos quincenales.

El plazo para la transmisión de la nómina electrónica y las notas de ajuste al documento se enmarca dentro de los 10 primeros días del mes siguiente, al cual corresponde el pago o abono en cuenta. La nómina electrónica no puede ser presentada de forma consolidada anualmente y enviarse al final del periodo gravable.

Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor (RADIAN)

La DIAN ha creado una plataforma para el registro de las facturas electrónicas de venta cómo título valor.

Para que una factura de venta pueda ser Título Valor debe cumplir una serie de requisito técnicos y comerciales, así como registrase en la plataforma RADIAN y validada por la DIAN.

La gestión del factoring en Colombia está regualada por la DIAN a través de la plataforma RADIAN. El registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor se debe realizar obligatoriamente a través de dicha plataforma.

Este sistema le permite registrar, consultar y ver la trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional, así como de los eventos que se asocian a las mismas.

Documentos equivalentes

Los documentos POs, tickets generados en el punto de venta por el pago de un bien o servicio deben emitirse de forma electrónica. Los documentos equivalentes serán los siguientes:

• El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.

Calendario de implementación

- GRUPO 1 - 1 de mayo de 2024: Grandes Contribuyentes
- GRUPO 2 - 1 de junio de 2024: Declarantes del impuesto sobre la renta que no tenga la calidad de Grandes Contribuyentes
- GRUPO 3 - 1 de julio de 2024: No declarantes del impuesto de renta y Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas.

• Servicios públicos domiciliarios- 1 de agosto de 2024
• El tiquete de transporte de pasajeros - 1 de agosto de 2024
• El extracto - 1 de agosto de 2024
• El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros - 1 de septiembre de 2024
• Instrumento en juegos de azar - 1 de septiembre de 2024
• El documento en juegos localizados - 1 de septiembre de 2024
• Peajes - 1 de octubre de 2024
• Comprobante - Bolsa de valores - 1 de octubre de 2024
• Comprobante - Bolsa agropecuaria - 1 de octubre de 2024
• Boleta de ingreso a espectáculos- 1 de noviembre de 2024
• Boleta de ingreso al cine - 1 de noviembre de 2024

Requisitos para emitir facturas electrónicas

• Estar autorizado por la DIAN como emisor de facturas electrónicas.
• Contar con un certificado digital expedido por una entidad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
• Disponer de un software de facturación electrónica facilitado por un Proveedor de Servicios de Tecnología (PST) autorizado por la DIAN.

Objetivos del Gobierno de Colombia con la factura electrónica

• Control fiscal. El gobierno colombiano tratará de reducir a la mitad la evasión de impuestos utilizando el sistema electrónico. La factura electrónica es una herramienta imprescindible para evitar la fuga tributaria y optimizar el proceso de recaudación. La DIAN calcula que, al año, el Gobierno colombiano deja de ingresar 15 billones de dólares en concepto de IVA, un 22 %, cifra que aumentaría hasta el 40 % según cálculos del Fondo Monetario Internacional.
• Masificación de la factura electrónica. Colombia sigue la senda de otros países de América Latina como México, Brasil o Chile, líderes en el desarrollo de la administración electrónica. La facturación electrónica es una pieza clave hacia el e-Goverment y el paperless. En este sentido, para el país, los beneficios de incorporar la factura electrónica se traducen en:
• Ahorro de costos  derivados de la eliminación del papel, de las gestiones manuales y reducción de errores por la automatización de los procesos.
• Beneficios medioambientales  por la reducción de las emisiones de CO2, reducción del consumo de papel y de los costos energéticos del transporte.
• Agilidad en los trámites  por la automatización de las operaciones.
• Aumento de la seguridad  de los procedimientos por la implementación de mecanismos de autenticidad como la firma electrónica.
• Fomento de la transparencia  contable y fiscal.
• Incentivo de las inversiones extranjeras y de la competitividad del país gracias al control fiscal.  

Beneficios de la factura electrónica para las empresas contribuyentes

La implementación de la factura electrónica como modelo de facturación conlleva numerosas ventajas para las empresas y que, en última instancia, suponen un ahorro de costos. Por ello, la inversión en tecnología que requiere incorporar este sistema es muy rentable.

• Ahorro de costos directos por la eliminación del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
• Incremento de la productividad del departamento de administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.
• Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
• Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos, como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costos de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores comerciales, desde la orden de pedido hasta el pago.
• Menores tiempos de entrega y cobro de facturas. La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
• Mayor seguridad. El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
• Almacenamiento ágil, seguro y legal. Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costos de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.
• Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos gracias al almacenamiento seguro y la consulta digital de las facturas.

EDICOM, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la factura electrónica

EDICOM es proveedor autorizado de factura electrónica en Colombia. Para obtener dicha autorización por parte de la DIAN, EDICOM ha superado todos los criterios que se establecen en el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015:

• Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUC).
• Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
• Disponer de la acreditación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información.
• Certificación del estado financiero de la empresa, firmada por un contador público o revisor fiscal, que evidencia un patrimonio líquido superior a 20.000 UVT (Unidad de Valor Tributario) y unos activos fijos superiores a 10.000 UVT.
• EDICOM garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos por la DIAN para expedir una factura electrónica, recogidos en el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015:
• Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET.
• Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica.

Además, EDICOM como Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC, emite certificados digitales que permiten la firma digital necesaria en las facturas electrónicas y otros documentos tributarios como las nóminas electrónicas.

El hecho de que EDICOM Colombia es proveedor autorizado de factura electrónica por DIAN y Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC de Colombia, le permite ofrecer la solución tecnológica más completa para el intercambio de documentos electrónicos en Colombia. Además la plataforma de global invoicing de EDICOM, es capaz no solo de cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN en Colombia, sino también por la mayoría de autoridades fiscales de toda la Latinoamérica, Europa y Asia.

EDICOM ha desarrollado soluciones de e-Invoicing para el envío y recepción de facturas electrónicas, adaptadas a las especificaciones de los países de origen y destino en los que operan sus clientes. La plataforma se integra en el ERP o sistema de gestión interno de la empresa, que automatiza la factura electrónica cumpliendo con todos los requisitos legales en cualquier país del mundo.